Pelajari cara setup profil bisnis di Finifly dengan lengkap. Dari填写 data perusahaan, upload logo, hingga mengatur NPWP agar invoice Anda tampil profesional dan terpercaya di mata klien.
Pendahuluan
Ketika pertama kali mendaftar di Finifly, langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyelesaikan setup profil bisnis. Mengapa ini begitu penting? Karena seluruh informasi yang Anda masukkan di profil bisnis akan tercetak langsung di setiap invoice yang Anda buat. Invoice yang menampilkan profil bisnis lengkap dan profesional bukan hanya meningkatkan kepercayaan klien, tetapi juga memperkuat citra perusahaan Anda di mata para mitra bisnis.
Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam menyelesaikan setup profil bisnis di Finifly, mulai dari mengisi data dasar hingga mengunggah logo perusahaan. Dengan menyelesaikan panduan ini, invoice Anda akan tampil lebih profesional dan meyakinkan.
Apa Itu Profil Bisnis di Finifly?
Profil bisnis adalah informasi tentang perusahaan atau usaha Anda yang tersimpan dalam sistem Finifly. Data ini mencakup nama bisnis, alamat email, nomor telepon, alamat lengkap, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), hingga logo perusahaan. Semua informasi ini secara otomatis akan muncul di header invoice PDF yang Anda generate untuk klien.
Finifly menggunakan arsitektur multi-tenant, yang berarti setiap pengguna memiliki profil bisnis yang terpisah dan tidak dapat dilihat oleh pengguna lain. Ketika Anda membuat invoice, sistem secara otomatis mengambil data dari profil bisnis Anda dan menampilkannya di dokumen resmi tersebut.
Mengapa Setup Profil Bisnis Sangat Penting?
1. Meningkatkan Kredibilitas di Mata Klien
Invoice yang menampilkan nama bisnis, alamat, dan NPWP menunjukkan bahwa Anda adalah entitas bisnis yang resmi dan terpercaya. Klien akan merasa lebih nyaman melakukan pembayaran kepada perusahaan yang terlihat profesional dalam setiap dokumen bisnisnya.
2. Kewajiban Perpajakan di Indonesia
Bagi bisnis yang sudah terdaftar sebagai wajib pajak, menampilkan NPWP di invoice adalah kewajiban. Dengan menyelesaikan setup NPWP di profil bisnis Finifly, setiap invoice yang Anda buat akan secara otomatis menyertakan nomor pajak tersebut. Ini sangat penting terutama untuk transaksi dengan perusahaan besar atau instansi pemerintah yang memerlukan kelengkapan perpajakan.
3. Mempermudah Identifikasi Pengirim Invoice
Ketika klien menerima invoice, mereka perlu tahu pasti dari siapa dokumen tersebut berasal. Dengan profil bisnis yang lengkap, klien dapat dengan mudah mengidentifikasi perusahaan pengirim, menghubungi Anda jika ada pertanyaan, dan memverifikasi keaslian invoice yang mereka terima.
4. Branding yang Konsisten
Upload logo perusahaan ke profil bisnis Finifly memastikan bahwa setiap invoice yang Anda kirim memiliki tampilan yang konsisten dengan brand identity perusahaan. Logo ini akan tampil di bagian header invoice PDF, memberikan kesan profesional dan mudah dikenali.
Langkah-Langkah Setup Profil Bisnis di Finifly
Langkah 1: Akses Halaman Pengaturan
Setelah berhasil login ke akun Finifly Anda, navigasikan ke menu pengaturan. Anda dapat menemukan link "Pengaturan" di sidebar dashboard. Klik menu tersebut untuk membuka halaman pengaturan profil bisnis.
Jika ini adalah pertama kali Anda login, Finifly akan menampilkan halaman onboarding secara otomatis. Halaman ini akan memandu Anda untuk mengisi informasi bisnis dasar sebelum dapat mengakses dashboard utama.
Langkah 2: Isi Nama Bisnis
Kolom pertama yang perlu Anda isi adalah nama bisnis atau nama perusahaan. Gunakan nama resmi yang terdaftar, baik itu nama pribadi, nama merek, maupun nama PT. Pastikan penulisan sudah benar karena nama ini akan muncul di seluruh invoice yang Anda buat.
Tips: Gunakan nama bisnis yang konsisten dengan yang Anda gunakan di dokumen legal lainnya seperti kontrak kerja sama, proposal, atau rekening bank. Konsistensi nama sangat penting untuk membangun kepercayaan dan memudahkan verifikasi administratif.
Langkah 3: Masukkan Alamat Email Bisnis
Alamat email bisnis akan digunakan sebagai kontak utama dalam komunikasi formal dengan klien. Sebaiknya gunakan email yang menggunakan domain perusahaan, bukan email pribadi. Misalnya, jika nama perusahaan Anda adalah "PT Maju Bersama", gunakan email seperti finance@majubersama.co.id bukan majuBERSAMA@gmail.com.
Email ini juga digunakan oleh sistem Finifly untuk mengirim invoice secara otomatis jika Anda memilih metode pengiriman via email.
Langkah 4: Isi Nomor Telepon
Nomor telepon bisnis memungkinkan klien menghubungi Anda untuk klarifikasi atau pertanyaan terkait invoice. Masukkan nomor telepon yang aktif dan dapat dihubungi selama jam kerja. Format nomor telepon akan diproses secara internal untuk keperluan pengiriman invoice via WhatsApp.
Langkah 5: Lengkapi Alamat Bisnis
Isikan alamat lengkap bisnis Anda, termasuk nama jalan, nomor gedung atau kantor, RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota, dan kode pos. Informasi alamat ini akan tampil di invoice PDF dan berguna sebagai alamat resmi perusahaan dalam dokumen bisnis.
Format penulisan alamat yang direkomendasikan:
Jl. Sudirman No. 123, RT 001/RW 002
Kelurahan Sudirman, Kecamatan Senayan
Kota Jakarta Selatan, 12190
Langkah 6: Masukkan NPWP
NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pajak adalah nomor yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk mengidentifikasi wajib pajak. Masukkan 15 digit NPWP Anda dengan benar. NPWP ini akan ditampilkan di invoice PDF, terutama penting untuk transaksi yang melibatkan pajak pertambahan nilai (PPN).
Di Finifly, NPWP bisnis akan secara otomatis terhubung dengan sistem perhitungan PPN. Ketika Anda membuat invoice dan menambahkan tarif PPN, sistem akan menampilkan NPWP bisnis Anda sebagai identitas penganggung pajak di dokumen resmi tersebut.
Langkah 7: Upload Logo Bisnis
Logo adalah elemen visual yang akan memperkuat brand identity perusahaan Anda di setiap invoice. Finifly menyediakan fitur upload logo yang terintegrasi dengan penyimpanan cloud AWS S3. Berikut ketentuan upload logo di Finifly:
Format file: JPG, PNG, atau format gambar umum lainnya
Ukuran maksimal: 2MB
Nama file di storage:logos/{userId}.{ekstensi}
Untuk mengunggah logo, klik tombol upload dan pilih file logo dari komputer Anda. Setelah berhasil diunggah, logo akan langsung terlihat di preview halaman pengaturan. Sistem secara otomatis akan menyimpan logo dan menampilkannya di setiap invoice yang Anda buat.
Tips untuk logo invoice:
Gunakan background transparan (format PNG) agar terlihat profesional di atas header invoice
Pastikan resolusi cukup tinggi agar tidak pecah saat dicetak
Ukuran ideal adalah 300x100 piksel atau rasio serupa yang tidak terlalu tinggi
Langkah 8: Simpan Perubahan
Setelah semua kolom terisi, klik tombol "Simpan" untuk menyimpan perubahan. Sistem Finifly akan menyimpan data profil bisnis Anda secara langsung. Perubahan yang Anda lakukan akan langsung生效 untuk invoice baru yang dibuat setelahnya.
Memahami Onboarding Flow di Finifly
Finifly dirancang dengan pengalaman pengguna yang mulus, terutama untuk pengguna baru. Berikut adalah alur onboarding yang akan Anda alami:
Alur Pertama Login
Anda login ke Finifly menggunakan akun Google melalui OAuth
Sistem Auth.js membuat sesi JWT dan menyimpan informasi pengguna
Karena akun baru memiliki status onboarded: false, sistem secara otomatis mengarahkan Anda ke halaman onboarding
Anda harus menyelesaikan setup profil bisnis minimal sekali untuk dapat mengakses dashboard utama
Skip Onboarding
Finifly memberikan fleksibilitas bagi pengguna yang ingin langsung mencoba aplikasi. Pada halaman onboarding, tersedia tombol "Lewati" jika Anda ingin mengisi profil bisnis nanti. Dengan mengklik tombol ini, status onboarded akan berubah menjadi true dan Anda langsung diarahkan ke dashboard.
Namun, disarankan untuk menyelesaikan setup profil bisnis secepat mungkin agar invoice yang Anda buat sudah memiliki informasi yang lengkap dan profesional.
Hubungan Profil Bisnis dengan Invoice
Profil bisnis yang Anda isi di Finifly tidak berdiri sendiri. Data ini terintegrasi dengan berbagai fitur lain dalam sistem untuk memberikan pengalaman terbaik dalam pembuatan invoice.
Otomatis Tertampil di Invoice PDF
Setiap kali Anda membuat invoice baru, sistem secara otomatis menyisipkan informasi profil bisnis ke dalam template PDF. Data yang ditampilkan meliputi nama bisnis, alamat, email, telepon, dan NPWP. Anda tidak perlu mengisi ulang informasi ini setiap kali membuat invoice.
Terhubung dengan Perhitungan PPN
NPWP yang Anda masukkan di profil bisnis akan digunakan sebagai referensi dalam perhitungan dan pelaporan PPN. Ketika Anda menambahkan tarif PPN 11% ke invoice, sistem secara otomatis menghitung jumlah pajak dan menampilkan informasi PPN yang sesuai dengan ketentuan perpajakan Indonesia.
Dukungan Metode Pengiriman Invoice
Profil bisnis yang lengkap mendukung berbagai metode pengiriman invoice yang tersedia di Finifly:
Email: Sistem menggunakan email bisnis Anda sebagai alamat pengirim saat mengirim invoice via SMTP
WhatsApp: Nomor telepon dari profil bisnis dapat digunakan sebagai kontak bisnis yang dapat dihubungi klien
Unduh PDF: Invoice PDF yang diunduh sudah包含 informasi bisnis lengkap untuk dicetak atau dikirim manual
Best Practice Profil Bisnis untuk Invoice Profesional
Gunakan Data yang Konsisten
Pastikan informasi yang Anda masukkan di profil bisnis Finifly sama dengan data yang tercantum di dokumen legal perusahaan seperti Akta Pendirian, SIUP, atau NPWP. Inkonsistensi data dapat menimbulkan masalah verifikasi, terutama dalam transaksi dengan perusahaan besar atau instansi pemerintah.
Update Profil Secara Berkala
Jika ada perubahan data bisnis seperti alamat kantor baru, nomor telepon yang berubah, atau pergantian NPWP, segera perbarui di profil Finifly. Perubahan akan berlaku untuk invoice baru, namun invoice lama yang sudah dikirim tidak akan berubah.
Prioritaskan Kelengkapan Data
Meskipun semua field di profil bisnis bersifat opsional, sangat disarankan untuk mengisi semua informasi yang tersedia. Invoice dengan profil bisnis lengkap menunjukkan profesionalisme dan memudahkan klien dalam memverifikasi dan menghubungi Anda.
Gunakan Logo Beresolusi Tinggi
Investasi waktu untuk menyiapkan logo dengan kualitas tinggi akan terbayarkan dengan invoice yang terlihat lebih profesional. Hindari menggunakan logo yang buram, pecah, atau memiliki kompresi berlebihan.
Kesimpulan
Setup profil bisnis di Finifly adalah langkah fundamental yang tidak boleh dilewati. Dengan menyelesaikan panduan ini, Anda telah menyiapkan fondasi untuk membuat invoice yang profesional, lengkap, dan terpercaya. Informasi bisnis yang Anda masukkan akan otomatis terintegrasi dengan setiap invoice yang dibuat, menghemat waktu dan memastikan konsistensi data.
Jangan tunda lagi untuk menyelesaikan setup profil bisnis Anda. Buka Finifly sekarang, lengkapi setiap field yang tersedia, upload logo perusahaan, dan mulai buat invoice profesional yang akan meningkatkan kredibilitas bisnis Anda di mata klien.
Ingatlah bahwa invoice bukan sekadar dokumen penagihan, tetapi juga cerminan profesionalisme perusahaan Anda. Dengan profil bisnis yang lengkap dan terstruktur di Finifly, setiap invoice yang Anda kirim akan menjadi bukti nyata dari komitmen Anda terhadap kualitas dan kepercayaan dalam berbisnis.
